OBJETIVOS DE ESTA NORMA:
1. sirve de guía para elaborar registros de autoridad de archivos que proporcionan descripciones de entidades (instituciones, personas y familias) asociadas a la producción y a la gestión de archivos.
2. Los registros de autoridad de archivos se pueden utilizar para:
a. describir una institución, persona o familia como unidades dentro de un sistema de
descripción archivístico; y/o
b. controlar la creación y utilización de los puntos de acceso en las descripciones archivísticas;
c. documentar las relaciones entre diferentes productores de documentos y entre estas entidades y los documentos creados por ellas, y/o otros recursos que les conciernen.
3. Esta norma está concebida para que los registros de autoridad de archivos se puedan
compartir, fomentando la elaboración de descripciones consistentes, adecuadas y
autoexplicativas de las instituciones, personas y familias que producen los documentos. Está
pensada para que se utilice conjuntamente con las normas nacionales existentes, o como base para desarrollar normas nacionales.
4. El objetivo primordial de esta norma es sentar las reglas generales para la
normalización de las descripciones archivísticas relativas a los productores de documentos de archivo y al contexto de su producción, de forma que permitan:
- El acceso a los archivos y sus documentos basado en una descripción de su contexto de
producción que está relacionada con las descripciones de los propios documentos, con
frecuencia diversos y físicamente dispersos;
- La comprensión por parte de los usuarios del contexto que subyace en la producción y la
utilización de los documentos de archivo que les permita interpretar mejor su significado y
trascendencia;
- La identificación precisa de los productores de documentos, incorporando la descripción de
las relaciones entre diferentes entidades, especialmente información relativa al cambio
administrativo en las instituciones o al cambio de circunstancias personales en individuos y familias;
- El intercambio de estas descripciones entre instituciones, sistemas y/o redes.
ESTRUCTURA Y USO DE LA NORMA:
La presente norma determina el tipo de información que puede incluirse en un registro de autoridad de archivos y sirve de orientación sobre la forma de integrar estos registros en un sistema descriptivo controlado. El contenido de la información proporcionada en el registro de autoridad, será fijado por las reglas o convenciones que utilice la agencia que elabora el registro de autoridad.
Esta norma agrupa elementos de información, que contienen cada uno:
a. el nombre del elemento de descripción;
b. una definición del objetivo del elemento de descripción;
c. una definición de la regla (o reglas) aplicables a cada elemento; y
d. en la medida de lo posible, ejemplos que ilustren la aplicación de la regla o reglas.
Los elementos de la descripción de un registro de autoridad de archivos están organizados en cuatro áreas de información:
A- Área de identificación: en la que se incluye la información que identifica unívocamente a la entidad que se estádescribiendo y que define un punto de acceso normalizado
B- Área de descripción: se proporciona información pertinente sobre la naturaleza, contexto y actividadesde la entidad que se está describiendo.
C- Área de relaciones: se consignan y describen las relaciones con otras instituciones, personas y/o familias).
D- Área de control: se identifica de forma unívoca el registro de autoridad y se incluye la informaciónnecesaria sobre cómo, cuándo y por qué agencia se creó y actualizó el registro de autoridad.¿PARA QUÉ HA SIDO CREADA ESTA NORMA?
Esta norma ha sido elaborada para utilizarse conjuntamente con la norma ISAD(G) – Norma
Internacional General de Descripción Archivística, 2ª edición, y con las normas nacionales dedescripción archivística. Cuando se utilizan estas normas en conjunto, dentro del contexto de un sistema o red de control archivístico, se vincularán los registros de autoridad a las descripciones de los documentos de archivo y viceversa.
Ha sido concebida para ser utilizada junto con reglas y normas nacionales. Por ejemplo, los archiveros se pueden guiar por sus normas nacionales para decidir qué elementos pueden repetirse. En muchos países los sistemas de descripción archivística exigen una única Forma autorizada del nombre para una entidad determinada, mientras que en otros países se puede elaborar más de una forma autorizada del nombre.
La presente norma aborda sólo una parte de los requisitos necesarios para el intercambio de información de autoridades de archivos. El éxito del intercambio automatizado de la información de autoridades de archivos a través de redes informáticas, depende de la adopción de un formato de comunicación adecuado para todos los archivos que participen en dicho intercambio. El Encoged Archival Context (EAC) es uno de los formatos de comunicación que permite el intercambio de datos de autoridad de archivos a través de Internet, conforme a la norma ISAAR(CPF). EAC se ha desarrollado en forma de “Definición de Tipo de Documento” (Document Type Definitions – DTDs) en XML (eXtensible Markup Language) y SGML (Standard Generalized Markup Language).
Fuente: http://www.mcu.es/archivos/docs/isaar.pdf
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