martes, 23 de marzo de 2010

NORMA ISAD-G

Definición de la norma ISAD-G
Es una herramienta de gestión muy valiosa para los archivos, brinda especificaciones elementales para la elaboración de descripciones archivísticas compatibles a nivel nacional e internacional, que pueden aplicarse con independencia del tipo documental o soporte físico de los documentos de archivo.
Este conjunto de reglas generales es parte de un proceso que busca facilitar la integración de las descripciones de diferentes archivos en un sistema unificado de información. Su intención es servir a la elaboración de una primera aproximación a los fondos, en una visión sintética de conjunto.
La norma tiene una aplicación preferente sobre conjuntos documentales cerrados, organizados e inactivos, su utilidad para los archivos administrativos es cuestionable, aunque no puede descartarse. Debemos pensar que es una norma que pretende ser un punto de partida.

Finalidad:
1.
Identificar y explicar el contexto y contenido de los documentos de archivo.

2. Establecer un proceso que permita tener los controles intelectuales necesarios.

3. Contar con descripciones fiables, auténticas, significativas, accesibles y que se mantengan a través del tiempo.

Estructura:

La norma determina la representación de la información mediante 26 elementos que pueden ser combinados para constituir la descripción de una entidad archivística. Estos elementos se hallan agrupados en siete áreas de información descriptiva.

1. ÁREA DE IDENTIFICACIÓN:

Recoge: Información esencial para identificar a la unidad de descripción

Elementos de descripción:

- Código de referencia.

- Título.

-Fechas.

-Nivel de descripción.

- Volumen y soporte de la unidad de descripción.

2. ÁREA DE CONTEXTO:

Recoge: Información acerca del origen y custodia de la unidad de descripción.

Elementos de descripción:

- Nombre de los productores.

-Historia institucional/Reseña Biográfica.

- Historia archivística.

- Forma de ingreso.

3. ÁREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURA:

Recoge: Información sobre el tema principal de los documentos y la organización de la unidad de descripción

Elementos de descripción:

- Alcance y contenido.

- Valoración, selección y eliminación.

- Nuevos ingresos.

- Organización.

4. ÁREA DE CONDICIONES DE ACCESO Y USO:

Recoge: Información acerca de la disponibilidad de la unidad de descripción.

Elementos de descripción:

- Nuevos ingresos.

-Organización.

- Condiciones de acceso.

- Condiciones de reproducción.

- Lengua/escritura(s) de los documentos.

- Características físicas y requisitos técnicos.

- Instrumentos de descripción.

5. ÁREA DE DOCUMENTACIÓN ASOCIADA:

Recoge: Información acerca de los materiales que tengan una relación importante con la unidad de descripción.

Elementos de descripción:

- Existencia y localización de copias.

- Unidades de descripción relacionadas.

- Nota de publicaciones.

6. ÁREA DE NOTAS:

Recoge: Información especializada que no se puede acomodar en ninguna de las otras áreas.

Elementos de descripción:

- Notas.

7. ÁREA DE CONTROL DE DESCRIPCIÓN:

Recoge: Información sobre cómo, cuándo y por quién se ha preparado la descripción archivística.

Elementos de descripción:

- Nota del archivero.

- Reglas o Normas.

- Fecha de la descripción.

Niveles de Descripción:

La variabilidad con respecto a los niveles de descripción se halla solventada mediante la utilización de las denominadas reglas de descripción multinivel. La descripción multinivel implica que si se va a describir el fondo como un todo debería representarse en una sola descripción, usando los elementos adecuados de descripción. Si fuera necesario describir las partes, éstas pueden describirse, también, separadamente usando los elementos necesarios. La suma total de todas las descripciones así obtenidas, estructuradas jerárquicamente, representa el fondo y aquellas partes que fueron descritas.

Reglas de Descripción Multinivel:

Descripción de lo general a lo particular: Representar las descripciones resultantes en una relación jerárquica de la parte al todo, que va del nivel más amplio al más específico. Es decir:

- En el nivel de fondo: proporcionar información sobre éste como un todo.

- En los niveles siguientes: proporcionar información de las partes que se

están describiendo.

Información pertinente para el nivel de descripción: Proporcionar sólo aquella información adecuada al nivel que se está describiendo. Ejemplo: No dar información detallada del contenido de los expedientes si la unidad de descripción es un fondo.

Vinculación de los descriptores: Vincular cada descripción con la unidad de descripción inmediatamente superior, si es posible, e identificar el nivel de descripción.

No repetición de información: Incluir la información común a todas las partes en el nivel más alto que sea adecuado. No repetir en un nivel más bajo de descripción la información que se haya dado en un nivel más alto.

Elementos a incluir en una descripción:

- Cantidad y Calidad: El número de elementos que debe incluir una descripción archivística dependerá de la naturaleza de la unidad de descripción. En cualquier descripción pueden utilizarse todos los elementos contemplados en estas reglas generales, aunque sólo una parte de ellos debe necesariamente utilizarse en todos los casos.

- Intercambio de información: Las posibilidades para el intercambio internacional de información descriptiva están contempladas en la propia norma, ya que de los elementos disponibles, sólo pocos son considerados esenciales para dicho intercambio.

- Puntos de Acceso: Los puntos de acceso se basan en los elementos de descripción. A fin de asegurar el valor de los puntos se lleva a cabo un control de autoridades para el cual se ha desarrollado la norma ISAAR(CPF). Esta norma permite contar no sólo con la forma normalizada del nombre del productor, sino también con la completa descripción de los atributos de dicho productor.

- Código de Referencia: Objetivo, identificar de un modo único la unidad de descripción y establecer el vínculo con la descripción que la representa.


Regla ISAD: Consignar, en la medida que sea necesario para su identificación única, los siguientes elementos:

El código del país según la última versión de la ISO 3166, códigos para la representación de los nombres de los países; el código del Archivo según la norma nacional de códigos de archivos u otro identificador único de su ubicación;

El código de referencia local específico, el número de control u otro identificador único.

Fuente: http://www.cch.unam.mx/sci/archivoh/capacitacion/isad

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