miércoles, 24 de marzo de 2010

ENLACE DE CUADRO COMPARATIVO DE LAS NORMAS ISAD-G E ISAAR-CPF

http://www.agn.gob.mx/archivistica/reuniones/2004/RNA/pdf/ISAAR_CPF.pdf

NORMA ISAAR-CPF

DEFINICIÓN: Es la Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad de Archivos relativos a Instituciones, Personas y Familias.



OBJETIVOS DE ESTA NORMA:

1. sirve de guía para elaborar registros de autoridad de archivos que proporcionan descripciones de entidades (instituciones, personas y familias) asociadas a la producción y a la gestión de archivos.

2. Los registros de autoridad de archivos se pueden utilizar para:
a. describir una institución, persona o familia como unidades dentro de un sistema de
descripción archivístico; y/o
b. controlar la creación y utilización de los puntos de acceso en las descripciones archivísticas;
c. documentar las relaciones entre diferentes productores de documentos y entre estas entidades y los documentos creados por ellas, y/o otros recursos que les conciernen.

3. Esta norma está concebida para que los registros de autoridad de archivos se puedan
compartir, fomentando la elaboración de descripciones consistentes, adecuadas y
autoexplicativas de las instituciones, personas y familias que producen los documentos. Está
pensada para que se utilice conjuntamente con las normas nacionales existentes, o como base para desarrollar normas nacionales.

4. El objetivo primordial de esta norma es sentar las reglas generales para la
normalización de las descripciones archivísticas relativas a los productores de documentos de archivo y al contexto de su producción, de forma que permitan:

- El acceso a los archivos y sus documentos basado en una descripción de su contexto de
producción que está relacionada con las descripciones de los propios documentos, con
frecuencia diversos y físicamente dispersos;

- La comprensión por parte de los usuarios del contexto que subyace en la producción y la
utilización de los documentos de archivo que les permita interpretar mejor su significado y
trascendencia;

- La identificación precisa de los productores de documentos, incorporando la descripción de
las relaciones entre diferentes entidades, especialmente información relativa al cambio
administrativo en las instituciones o al cambio de circunstancias personales en individuos y familias;

- El intercambio de estas descripciones entre instituciones, sistemas y/o redes.

ESTRUCTURA Y USO DE LA NORMA:

La presente norma determina el tipo de información que puede incluirse en un registro de autoridad de archivos y sirve de orientación sobre la forma de integrar estos registros en un sistema descriptivo controlado. El contenido de la información proporcionada en el registro de autoridad, será fijado por las reglas o convenciones que utilice la agencia que elabora el registro de autoridad.

Esta norma agrupa elementos de información, que contienen cada uno:
a. el nombre del elemento de descripción;
b. una definición del objetivo del elemento de descripción;
c. una definición de la regla (o reglas) aplicables a cada elemento; y
d. en la medida de lo posible, ejemplos que ilustren la aplicación de la regla o reglas.

Los elementos de la descripción de un registro de autoridad de archivos están organizados en cuatro áreas de información:

A- Área de identificación: en la que se incluye la información que identifica unívocamente a la entidad que se estádescribiendo y que define un punto de acceso normalizado

B- Área de descripción: se proporciona información pertinente sobre la naturaleza, contexto y actividadesde la entidad que se está describiendo.

C- Área de relaciones: se consignan y describen las relaciones con otras instituciones, personas y/o familias).

D- Área de control: se identifica de forma unívoca el registro de autoridad y se incluye la informaciónnecesaria sobre cómo, cuándo y por qué agencia se creó y actualizó el registro de autoridad.



¿PARA QUÉ HA SIDO CREADA ESTA NORMA?

Esta norma ha sido elaborada para utilizarse conjuntamente con la norma ISAD(G) – Norma
Internacional General de Descripción Archivística, 2ª edición, y con las normas nacionales dedescripción archivística. Cuando se utilizan estas normas en conjunto, dentro del contexto de un sistema o red de control archivístico, se vincularán los registros de autoridad a las descripciones de los documentos de archivo y viceversa.

Ha sido concebida para ser utilizada junto con reglas y normas nacionales. Por ejemplo, los archiveros se pueden guiar por sus normas nacionales para decidir qué elementos pueden repetirse. En muchos países los sistemas de descripción archivística exigen una única Forma autorizada del nombre para una entidad determinada, mientras que en otros países se puede elaborar más de una forma autorizada del nombre.

La presente norma aborda sólo una parte de los requisitos necesarios para el intercambio de información de autoridades de archivos. El éxito del intercambio automatizado de la información de autoridades de archivos a través de redes informáticas, depende de la adopción de un formato de comunicación adecuado para todos los archivos que participen en dicho intercambio. El Encoged Archival Context (EAC) es uno de los formatos de comunicación que permite el intercambio de datos de autoridad de archivos a través de Internet, conforme a la norma ISAAR(CPF). EAC se ha desarrollado en forma de “Definición de Tipo de Documento” (Document Type Definitions – DTDs) en XML (eXtensible Markup Language) y SGML (Standard Generalized Markup Language).

Fuente: http://www.mcu.es/archivos/docs/isaar.pdf




martes, 23 de marzo de 2010

NORMA ISAD-G

Definición de la norma ISAD-G
Es una herramienta de gestión muy valiosa para los archivos, brinda especificaciones elementales para la elaboración de descripciones archivísticas compatibles a nivel nacional e internacional, que pueden aplicarse con independencia del tipo documental o soporte físico de los documentos de archivo.
Este conjunto de reglas generales es parte de un proceso que busca facilitar la integración de las descripciones de diferentes archivos en un sistema unificado de información. Su intención es servir a la elaboración de una primera aproximación a los fondos, en una visión sintética de conjunto.
La norma tiene una aplicación preferente sobre conjuntos documentales cerrados, organizados e inactivos, su utilidad para los archivos administrativos es cuestionable, aunque no puede descartarse. Debemos pensar que es una norma que pretende ser un punto de partida.

Finalidad:
1.
Identificar y explicar el contexto y contenido de los documentos de archivo.

2. Establecer un proceso que permita tener los controles intelectuales necesarios.

3. Contar con descripciones fiables, auténticas, significativas, accesibles y que se mantengan a través del tiempo.

Estructura:

La norma determina la representación de la información mediante 26 elementos que pueden ser combinados para constituir la descripción de una entidad archivística. Estos elementos se hallan agrupados en siete áreas de información descriptiva.

1. ÁREA DE IDENTIFICACIÓN:

Recoge: Información esencial para identificar a la unidad de descripción

Elementos de descripción:

- Código de referencia.

- Título.

-Fechas.

-Nivel de descripción.

- Volumen y soporte de la unidad de descripción.

2. ÁREA DE CONTEXTO:

Recoge: Información acerca del origen y custodia de la unidad de descripción.

Elementos de descripción:

- Nombre de los productores.

-Historia institucional/Reseña Biográfica.

- Historia archivística.

- Forma de ingreso.

3. ÁREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURA:

Recoge: Información sobre el tema principal de los documentos y la organización de la unidad de descripción

Elementos de descripción:

- Alcance y contenido.

- Valoración, selección y eliminación.

- Nuevos ingresos.

- Organización.

4. ÁREA DE CONDICIONES DE ACCESO Y USO:

Recoge: Información acerca de la disponibilidad de la unidad de descripción.

Elementos de descripción:

- Nuevos ingresos.

-Organización.

- Condiciones de acceso.

- Condiciones de reproducción.

- Lengua/escritura(s) de los documentos.

- Características físicas y requisitos técnicos.

- Instrumentos de descripción.

5. ÁREA DE DOCUMENTACIÓN ASOCIADA:

Recoge: Información acerca de los materiales que tengan una relación importante con la unidad de descripción.

Elementos de descripción:

- Existencia y localización de copias.

- Unidades de descripción relacionadas.

- Nota de publicaciones.

6. ÁREA DE NOTAS:

Recoge: Información especializada que no se puede acomodar en ninguna de las otras áreas.

Elementos de descripción:

- Notas.

7. ÁREA DE CONTROL DE DESCRIPCIÓN:

Recoge: Información sobre cómo, cuándo y por quién se ha preparado la descripción archivística.

Elementos de descripción:

- Nota del archivero.

- Reglas o Normas.

- Fecha de la descripción.

Niveles de Descripción:

La variabilidad con respecto a los niveles de descripción se halla solventada mediante la utilización de las denominadas reglas de descripción multinivel. La descripción multinivel implica que si se va a describir el fondo como un todo debería representarse en una sola descripción, usando los elementos adecuados de descripción. Si fuera necesario describir las partes, éstas pueden describirse, también, separadamente usando los elementos necesarios. La suma total de todas las descripciones así obtenidas, estructuradas jerárquicamente, representa el fondo y aquellas partes que fueron descritas.

Reglas de Descripción Multinivel:

Descripción de lo general a lo particular: Representar las descripciones resultantes en una relación jerárquica de la parte al todo, que va del nivel más amplio al más específico. Es decir:

- En el nivel de fondo: proporcionar información sobre éste como un todo.

- En los niveles siguientes: proporcionar información de las partes que se

están describiendo.

Información pertinente para el nivel de descripción: Proporcionar sólo aquella información adecuada al nivel que se está describiendo. Ejemplo: No dar información detallada del contenido de los expedientes si la unidad de descripción es un fondo.

Vinculación de los descriptores: Vincular cada descripción con la unidad de descripción inmediatamente superior, si es posible, e identificar el nivel de descripción.

No repetición de información: Incluir la información común a todas las partes en el nivel más alto que sea adecuado. No repetir en un nivel más bajo de descripción la información que se haya dado en un nivel más alto.

Elementos a incluir en una descripción:

- Cantidad y Calidad: El número de elementos que debe incluir una descripción archivística dependerá de la naturaleza de la unidad de descripción. En cualquier descripción pueden utilizarse todos los elementos contemplados en estas reglas generales, aunque sólo una parte de ellos debe necesariamente utilizarse en todos los casos.

- Intercambio de información: Las posibilidades para el intercambio internacional de información descriptiva están contempladas en la propia norma, ya que de los elementos disponibles, sólo pocos son considerados esenciales para dicho intercambio.

- Puntos de Acceso: Los puntos de acceso se basan en los elementos de descripción. A fin de asegurar el valor de los puntos se lleva a cabo un control de autoridades para el cual se ha desarrollado la norma ISAAR(CPF). Esta norma permite contar no sólo con la forma normalizada del nombre del productor, sino también con la completa descripción de los atributos de dicho productor.

- Código de Referencia: Objetivo, identificar de un modo único la unidad de descripción y establecer el vínculo con la descripción que la representa.


Regla ISAD: Consignar, en la medida que sea necesario para su identificación única, los siguientes elementos:

El código del país según la última versión de la ISO 3166, códigos para la representación de los nombres de los países; el código del Archivo según la norma nacional de códigos de archivos u otro identificador único de su ubicación;

El código de referencia local específico, el número de control u otro identificador único.

Fuente: http://www.cch.unam.mx/sci/archivoh/capacitacion/isad

martes, 16 de marzo de 2010

Twitter primer contaco

He conocido una herrmienta muy util bajo mi punto de vista. Con ella podemos estar en contacto todos los alumnos que participan en esta asignatura.
Además se hace muy amena ya que gracias al twitter podemos estar intercambiándonos información continuamente y ayudarnos en cualquier duda que se nos plantee.
Nunca habia tenido una asignatura en la que mediante una herramienta como twitter pudiera estar tan en contacto con mis compañer@s.
Espero seguir aprendiendo mas utilidades de twitter conforme vayamos siguiendo la asignatura.

miércoles, 3 de marzo de 2010

Primeras impresiones sobre archivos electrónicos

Hemos empezado las clases de Archivos Electrónicos. Espero que sea una asignatura de gran utilidad y que por lo menos aprendamos a utilizar lo mjor posible las distintas herramientas electrónicas que nos permiten intercambiar información cómodamente.
Por ahora parece una asignatura muy práctica que nos facilitará la comunicación constante entre todos.